Sanktionslistenprüfung in Excel: was der Abgleich übersieht
Praxis · 5. August 2026 · 7 Min. Lesezeit · SanktionsRadar RedaktionIn vielen Betrieben läuft die Prüfung so: Sanktionsliste herunterladen, in ein Tabellenblatt kopieren, Kundennamen daneben, SVERWEIS darüber. Das Ergebnis ist fast immer leer, und genau darin liegt das Problem: Ein leeres Ergebnis sieht gleich aus, ob sorgfältig geprüft wurde oder gar nicht. Dieser Beitrag klärt, was der Excel-Abgleich rechtlich abdeckt, wo er strukturell bricht und was ein Lauf enthalten muss, damit er als Nachweis trägt.
- Was die Vorschrift verlangt und was sie offen lässt
- Wer prüfen muss und wo die Grenzfälle liegen
- Drei Stellen, an denen der Excel-Abgleich bricht
- Fristen und Ablauf: der Listenstand ist die eigentliche Frist
- Pflicht, Empfehlung, Praxis
- Praxisbeispiel: 412 Debitoren aus der Warenwirtschaft
- Häufige Fragen
- Das Wichtigste in Kürze
Was die Vorschrift verlangt und was sie offen lässt
Der Kern ist kein Formular, sondern ein Verbot. Das BAFA beschreibt es für personenbezogene Embargos so: Gelisteten dürfen „weder unmittelbar noch mittelbar Gelder oder wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung gestellt werden oder zugutekommen (Bereitstellungsverbot)“. Diese Verbote stehen in EU-Verordnungen, und die Deutsche Bundesbank formuliert deren Wirkung knapp: „EU-Verordnungen gelten unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.“
Was in keiner dieser Vorschriften steht: ein Werkzeug. Keine Norm schreibt eine Software vor, keine verbietet eine Tabellenkalkulation. Bewertet wird nicht das Programm, sondern ob die Prüfung inhaltlich taugt und belegbar stattgefunden hat.
Die Rechtsfolgen unterscheiden nach Verschulden. Fahrlässige Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten (§ 19 Abs. 1 AWG), der Bußgeldrahmen liegt nach § 19 Abs. 6 AWG bei bis zu 500.000 Euro, in den übrigen Fällen bei bis zu 30.000 Euro. Vorsätzliche Verstöße sind Straftaten mit Freiheitsstrafe von drei Monaten bis zu fünf Jahren (§ 18 Abs. 1 AWG). Bei Gütern mit doppeltem Verwendungszweck ist auch leichtfertiges Handeln strafbar (§ 18 Abs. 8a AWG).
Nicht „Womit haben Sie geprüft?“ entscheidet, sondern „Was können Sie zeigen?“.
Wer prüfen muss und wo die Grenzfälle liegen
Das Bereitstellungsverbot hängt nicht am Export. Es trifft Zahlungen, Lieferungen und Dienstleistungen gleichermaßen, also auch Betriebe, die sich nicht als Exporteure sehen. Wer weder ausführt noch Partner im Ausland hat, braucht kein laufendes Screening. Abgeglichen werden üblicherweise, als Praxiskonvention und nicht als gesetzliche Aufzählung:
- Kunden und Debitoren, bevor die erste Lieferung oder Rechnung herausgeht.
- Lieferanten und Dienstleister, weil auch Zahlungen an sie erfasst sein können.
- Endempfänger und Zwischenhändler im Ausfuhrgeschäft.
Der wichtigste Grenzfall lässt sich mit keinem Namensabgleich lösen. Das BAFA weist darauf hin: „Nunmehr liegt die Miteigentumsschwelle einer gelisteten Person an einem nicht gelisteten Empfänger bereits bei 50 %.“ Ein Unternehmen kann also unbedenklich aussehen, weil nur der Name geprüft wurde. Beteiligungsverhältnisse sieht ein Namensabgleich nicht, und kein Anbieter sollte etwas anderes behaupten.
Drei Stellen, an denen der Excel-Abgleich bricht
Die Schwächen der Tabellenlösung sind keine Bedienfehler. Sie folgen daraus, was eine Tabellenkalkulation kann:
| Was in der Tabelle passiert | Was die Prüfung verlangt |
|---|---|
| SVERWEIS mit exakter Suche und XVERWEIS in der Standardeinstellung finden nur identische Zeichenketten. | Listennamen sind Transliterationen: „Müller“ und „Mueller“, „Ivanov Sergej“ und „Sergej Ivanov“ meinen dasselbe. |
| Die Näherungssuche (letztes Argument WAHR) verlangt sortierte Daten und liefert den nächstkleineren Wert. | Das ist Sortierlogik für Zahlen, keine Namensähnlichkeit. |
| Zweitnamen stehen in der SDN-Datei von OFAC als a.k.a.-Angaben im Freitextfeld, nicht in einer eigenen Spalte. | Jeder Alias muss wie ein eigener Name mitgeprüft werden. |
| Das Tabellenblatt trägt kein Ladedatum und wird beim nächsten Lauf überschrieben. | Quellenstand, Zeitpunkt, Namen, Treffer und Entscheidung müssen je Lauf erhalten bleiben. |
Die drei Brüche sind also: die Suchlogik, die Aliase und der fehlende Nachweis. Wie sich die ersten beiden im Alltag auswirken, steht in drei Irrtümer beim Namensabgleich.
Ein brauchbarer Abgleich rechnet mit Unschärfe. SanktionsRadar normalisiert beide Seiten (Kleinschreibung, ß zu ss, ä, ö, ü zu ae, oe, ue, Diakritika und Sonderzeichen fallen weg) und bildet daraus einen Ähnlichkeitswert zwischen 0 und 1. Aliase laufen als eigene Namen mit.
Fristen und Ablauf: der Listenstand ist die eigentliche Frist
Eine gesetzliche Prüffrequenz gibt es nicht. Keine Norm verlangt monatliches oder quartalsweises Screening. Es gibt Anlässe: die Aufnahme einer Geschäftsbeziehung, eine Änderung an ihr, eine Änderung der Listen. Welcher Anlass wann greift, steht in Screening-Intervalle für Neukunden und Bestandskunden. Weil Listungen laufend hinzukommen und wieder aufgehoben werden, ist der Quellenstand die praktisch wichtigste Größe.
- Vor dem Lauf Quellen importieren UN-Sicherheitsrat und OFAC-SDN automatisch, die EU-konsolidierte Liste (FSDN) per Datei-Import.
- Tag 0 Screening und Entscheidung Der Lauf wird mit Zeitpunkt, Namensanzahl, Treffern und Quellenstand gespeichert. Ohne geladene Listen bricht er ab, statt eine leere Trefferliste als Entwarnung auszugeben.
- ab Tag 7 Der Stand wird gelb Ein Hinweis, keine Fristverletzung.
- ab Tag 30 Der Stand wird rot Vor dem nächsten Screening aktualisieren. Eine nie importierte Quelle bleibt grau.
Die sieben und dreißig Tage sind Richtwerte des Werkzeugs, keine Rechtspflicht. Sie machen stille Alterung sichtbar. Genau daran scheitert die Tabelle: Eine Kopie sagt nie von selbst, wie alt sie ist.
Pflicht, Empfehlung, Praxis
Die Trennung, die im Verkaufsgespräch gern verschwimmt:
- Pflicht: das Bereitstellungsverbot einzuhalten, unabhängig von Betriebsgröße und Branche.
- Keine Pflicht: ein bestimmtes Werkzeug. Excel ist zulässig, eine Software ebenso.
- Keine Pflicht: ein festes Prüfintervall. Es gibt keine gesetzliche Frequenz, sondern Anlässe.
- Empfehlung und Eigeninteresse: der dokumentierte Prüfweg. Er belegt die Sorgfalt.
- Konvention des Werkzeugs: die Schwellen 0,85 für einen gelben Prüffall und 0,95 für einen roten Treffer. Sie stehen in keinem Gesetz.
Ein Treffer ist ein Prüffall und kein Schuldspruch. Die Identität wird anhand weiterer Merkmale geklärt, die Entscheidung festgehalten. Was in die Akte gehört, steht in Treffer prüfen und dokumentieren.
Praxisbeispiel: 412 Debitoren aus der Warenwirtschaft
Ein Großhändler mit 412 Debitoren und 68 Lieferanten prüft quartalsweise in einer Arbeitsmappe: ein Blatt mit der heruntergeladenen Liste, eines mit den Namen aus der Warenwirtschaft, dazwischen ein SVERWEIS. Das kostet einen halben Vormittag, das Ergebnis ist seit zwei Jahren leer, die Mappe heißt „Sanktionsliste aktuell.xlsx“. Drei Dinge sind daran falsch, ohne dass je eine Fehlermeldung erschien: Der SVERWEIS sucht exakt, die a.k.a.-Namen im Freitextfeld werden nie verglichen, die Mappe trägt kein Downloaddatum.
- Nur die Namensspalte kopieren Eine Zeile pro Geschäftspartner, das Land optional angehängt: „Name;Land“.
- Namen einfügen Die Eingabe ist ein Textfeld, kein Datei-Upload: bis zu 5.000 Namen je Vorgang und je Liste. Passt der Bestand nicht hinein, sagt die App das, statt still abzuschneiden.
- Lauf starten Abgleich über Ähnlichkeit statt Gleichheit, Aliase eingeschlossen. Ab 0,85 gelber Prüffall, ab 0,95 roter Treffer.
- Treffer entscheiden, Nachweis sichern Je Name erscheinen die fünf besten Treffer, die Gesamtzahl wird genannt. Der Lauf lässt sich als JSON mit Zeitpunkt und Quellenstand exportieren.
Für den Großhändler heißt das: 480 Namen in einem Durchgang, ein Ergebnis in Sekunden, je Lauf ein Export mit den Angaben, nach denen Prüfer und Bank fragen (siehe Screening-Protokoll für Prüfer und Bank). Geprüft wird aber nur gegen die geladenen Listen: „Alle Sanktionslisten“ verspricht das Werkzeug nicht, Beteiligungsstrukturen prüft es nicht. Bei Ausfuhren kommt die Genehmigungsfrage nach der Dual-Use-Verordnung (EU) 2021/821 hinzu, siehe Dual-Use-Ersteinstufung in vier Fragen.
Häufige Fragen
Darf ich die Sanktionslistenprüfung in Excel machen?
Ja. Keine Vorschrift schreibt ein bestimmtes Werkzeug vor. Entscheidend ist, dass der Abgleich Schreibvarianten und Aliase erfasst und dass Zeitpunkt, Listenstand, geprüfte Namen und Entscheidungen erhalten bleiben. Genau diese Angaben verliert eine Arbeitsmappe, die überschrieben wird.
Warum findet SVERWEIS keine Treffer in der Sanktionsliste?
Weil SVERWEIS mit exakter Suche nur identische Zeichenketten findet. Sanktionslisten enthalten Transliterationen, Umlautvarianten und vertauschte Namensfolgen. Wer auf Gleichheit prüft, arbeitet faktisch mit einer Ähnlichkeitsschwelle von 1,0 und verliert alles darunter.
Wie alt darf die Sanktionsliste in meiner Tabelle sein?
Eine gesetzliche Frist dafür gibt es nicht. Als Richtwert stuft SanktionsRadar einen Ladestand ab 7 Tagen auf Gelb und ab 30 Tagen auf Rot. Wichtiger als die Zahl ist, dass der Stand festgehalten wird: Eine Kopie im Tabellenblatt sagt nie von selbst, wann sie heruntergeladen wurde.
Gegen welche Listen prüft SanktionsRadar?
Automatisch gegen die konsolidierte Liste des UN-Sicherheitsrats und die SDN-Liste des US OFAC. Die EU-konsolidierte Liste (FSDN) läuft per Datei-Import, nicht automatisiert. „Alle Sanktionslisten“ wird bewusst nicht versprochen; der Stand jeder Quelle steht in jedem Nachweis.
Das Wichtigste in Kürze
Die Sanktionslistenprüfung per Excel-Abgleich ist erlaubt, denn keine Vorschrift nennt ein Werkzeug. Es zählt das Bereitstellungsverbot, das nach EU-Verordnungen unmittelbar gilt, und die Frage, ob die Prüfung belegbar stattgefunden hat. Fahrlässige Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten mit einem Bußgeldrahmen bis 500.000 Euro (§ 19 Abs. 1 und Abs. 6 AWG), vorsätzliche sind Straftaten mit Freiheitsstrafe von drei Monaten bis fünf Jahren (§ 18 Abs. 1 AWG).
Der Tabellenweg bricht an drei Stellen, ohne je eine Fehlermeldung zu zeigen: SVERWEIS sucht exakt und übergeht Schreibvarianten, Aliase stehen in Freitextfeldern und werden nie verglichen, die kopierte Liste trägt kein Ladedatum. Wer beim Abgleich bleibt, sollte wenigstens Downloaddatum, geprüfte Namen, Treffer und Entscheidung je Lauf getrennt archivieren. Und kein Namensabgleich ersetzt die Prüfung von Beteiligungen: Das BAFA nennt eine Miteigentumsschwelle von 50 Prozent.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Ein Treffer ist ein Prüffall, keine automatische Sperrung – die dokumentierte Einzelprüfung bleibt Ihre Aufgabe.