Sanktionsprüfung im Bestellprozess: Prüfpunkte im ERP

Der teuerste Moment eines Treffers ist nicht der Alarm, sondern danach: Die Ware ist raus, die Zahlung ausgelöst, das Screening meldet erst jetzt eine Ähnlichkeit mit einem Listennamen. Vorsätzliche Verstöße gegen Sanktionsverbote sind nach § 18 Abs. 1 AWG Straftaten; fahrlässig droht nach § 19 AWG ein Bußgeldrahmen bis zu 500.000 Euro. Dieser Beitrag zeigt, wo die Sanktionsprüfung im Bestellprozess hängen muss, damit ein Treffer nie hinter dem Vorgang liegt.

Was das Gesetz verlangt, und was es nicht regelt

Wer gegen eine unmittelbar geltende Vorschrift eines EU-Rechtsakts zu wirtschaftlichen Sanktionsmaßnahmen verstößt, begeht nach § 18 Abs. 1 AWG eine Straftat, in der Regel mit Freiheitsstrafe von drei Monaten bis zu fünf Jahren. Fahrlässig ist sie nach § 19 Abs. 1 AWG eine Ordnungswidrigkeit, nach § 19 Abs. 6 AWG mit bis zu 500.000 Euro, in den übrigen Fällen bis zu 30.000 Euro. Gegen das Unternehmen selbst sind es nach § 19 Abs. 7 und 8 AWG bis zu 40 Millionen Euro, nur bei Vorsatz oder einer Aufsichtspflichtverletzung nach § 130 OWiG.

Eine gesetzliche Prüfpflicht mit festem Rhythmus existiert nicht. Maßgeblich ist das Verbot selbst: Geliefert, versichert, finanziert oder bezahlt werden darf nichts, was gegen ein Sanktionsverbot verstößt. Wo im eigenen Bestellprozess geprüft wird, ist eine Organisationsfrage. Sie muss so beantwortet sein, dass jeder riskante Vorgang vor seiner Ausführung geprüft wird.

Wer betroffen ist

Betroffen ist jeder, der Güter oder Dienstleistungen über die Grenze bewegt oder dafür bezahlt:

• Import und Export: Einfuhr und Ausfuhr fallen direkt unter § 18 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a AWG.
• Dienstleistungen über die Grenze: technische Hilfe, Vermittlung, Versicherung und Finanzierungen fallen unter dieselbe Vorschrift.
• Zahlungsverkehr mit dem Ausland: Auch das Bereitstellen von Geldern oder wirtschaftlichen Ressourcen ist verboten: Gelisteten dürfen nach Art. 2 Abs. 2 VO (EU) Nr. 269/2014 weder unmittelbar noch mittelbar Gelder oder wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung gestellt werden.
• Der reine Inlandshandel: Auch ohne eigene Ausfuhr lohnt ein Prüfpunkt bei Partnern aus Drittstaaten oder Weiterverkauf über sie.

Auch wer selbst nicht exportiert, bleibt betroffen: Wird die eigene Ware über eine Kette in ein Embargogebiet weiterverkauft, kann der Zulieferer in die Pflicht genommen werden. Die Prüfung gehört deshalb an jeden Punkt, an dem eine neue Geschäftsbeziehung entsteht.

Die vier Prüfpunkte im Bestellprozess

Vier Stellen decken den Bestellprozess ab. Sie hängen am Ereignis, nicht am Kalender: Jede greift, wenn sich auf dieser Seite etwas ändert.

Für einen Versandhändler mit Auslandsversand sind alle vier Standard. Wer nur einen Punkt prüft, hängt ihn dorthin, wo das Risiko zuletzt greift: vor Zahlung oder Versand.

Was bei einem Treffer im Prozess passiert

Ein Treffer stoppt den Prozess, beendet ihn aber nicht automatisch. Das Screening vergleicht Namen, keine Personen: Zwischen Kundendatei und Liste liegt eine Ähnlichkeit, mehr nicht. SanktionsRadar arbeitet mit zwei Schwellen, ab 0,85 gelb und ab 0,95 rot; beide bedeuten dieselbe Pflicht: hinsehen. Nur die Dringlichkeit unterscheidet sich.

Die Einzelprüfung hält den Namen an sechs Merkmalen gegen den Listeneintrag fest: Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Anschrift, bei Unternehmen Sitz und Registernummer. Erst ein abweichendes Merkmal entlastet; ohne eins bleibt der Fall unklar, und ein unklarer Fall hält das Geschäft an wie ein bestätigter. Das ist keine Software-Vorsicht: Solange die Identität ungeklärt ist, verstieße eine Zahlung oder Lieferung gegen Art. 2 Abs. 2 VO (EU) Nr. 269/2014. Wie der Vermerk aussehen muss, steht beim dokumentierten Prüfweg beim Treffer.

Eine bloße Namensähnlichkeit muss zunächst geprüft werden. Art. 8 Abs. 1 Buchst. a VO (EU) Nr. 269/2014 verpflichtet zur unverzüglichen Übermittlung von Informationen, die bei der Anwendung der Verordnung helfen. Eingefrorene Gelder und wirtschaftliche Ressourcen sind Beispiele, keine abschließende Grenze. Welche konkreten Informationen vorliegen und an die zuständige Behörde zu übermitteln sind, ist gesondert zu prüfen.

Praxisbeispiel: ein Auftrag, vier Prüfungen

Ein Maschinenbauer aus Sachsen erhält einen Erstauftrag aus Georgien. Der Kunde wird in der Warenwirtschaft angelegt: erster Prüfpunkt. Das Screening läuft gegen die konsolidierte UN-Liste und die SDN-Liste von US OFAC, beide automatisch importiert; die EU-Liste kann zusätzlich per Datei-Import eingelesen werden. Kein Treffer: freigegeben, der Lauf mit Zeitpunkt und Listenstand liegt im Protokoll. Beim Zahlungslauf meldet das Screening später einen gelben Treffer: Der Zahlungsempfänger ähnelt einem Listennamen. Die Überweisung bleibt stehen, die Buchhaltung vergleicht Geburtsdatum und Anschrift, findet eine Abweichung und legt den Vermerk „entlastet, abweichendes Merkmal Anschrift“ an. Der Zahlungslauf geht weiter, mit Nachweis.

Dafür ist SanktionsRadar gebaut: Die Sofortprüfung eines Namens lässt sich aus der Warenwirtschaft heraus anstoßen, also genau an den vier Prüfpunkten. Für Prüfer und Banken erzeugt der Audit-Export alle Läufe eines Zeitraums als JSON oder CSV, mit Prüfvermerken und Listenstand. Auch ein Lauf ohne Treffer bekommt eine eigene Zeile: Erst so zeigt sich lückenlose Sorgfalt. Was ein solches Protokoll sonst enthalten muss, steht beim Screening-Protokoll für Prüfer und Bank.

Wer Bestandskunden gegen neu gelistete Namen erneut laufen lassen will, findet die Anlässe im Beitrag zum Screening-Rhythmus bei Neukunde und Bestandskunde. Der Rhythmus bleibt dabei eine betriebliche Entscheidung, keine gesetzliche Vorgabe.

Häufige Fragen

Wo im Bestellprozess muss die Sanktionsprüfung erfolgen?

Mindestens an einem Punkt vor dem ersten riskanten Vorgang, bewährt haben sich vier: Neukundenanlage, Auftragsfreigabe, Versandfreigabe und Zahlungsauslösung. Eine gesetzliche Vorgabe zur Stelle gibt es nicht, die Platzierung ist eine Organisationsfrage. Entscheidend ist, dass ein Treffer vor Lieferung oder Zahlung liegt.

Gibt es eine gesetzliche Pflicht zur regelmäßigen Sanktionsprüfung?

Nein, eine allgemeine gesetzliche Prüffrequenz existiert nicht. Das AWG regelt das Ergebnis, nicht den Kalender: nicht liefern und nicht zahlen an Gelistete. Wer verstößt, haftet unabhängig davon, ob geprüft wurde. Der Schutz ist das dokumentierte Hinsehen, nicht das Intervall.

Was passiert bei einem Treffer im Bestellprozess?

Der Vorgang wird angehalten und die Identität anhand von Unterscheidungsmerkmalen geprüft: Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Anschrift, bei Unternehmen Sitz und Registernummer. Erst ein abweichendes Merkmal entlastet den Treffer. Bleibt er unklar, bleibt das Geschäft stehen, weil eine Bereitstellung gegen Art. 2 Abs. 2 VO (EU) Nr. 269/2014 verstoßen würde.

Reicht ein Screening vor Vertragsabschluss?

Für den Vertragsschluss ja, für die Dauer des Geschäfts nicht automatisch. Die Listen werden laufend ergänzt, ein heute unauffälliger Partner kann morgen gelistet sein. Deshalb hängt die zweite Prüfung an Ereignissen wie Versand und Zahlung und an geänderten Listen. Das ist betriebliche Sorgfalt, keine Frist aus dem Gesetz.

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Ein Treffer ist ein Prüffall, keine automatische Sperrung – die dokumentierte Einzelprüfung bleibt Ihre Aufgabe.